Recordatorios de cita: qué funciona y qué no

El recordatorio de cita es de las pocas cosas que casi todo el mundo agradece. El cliente no lo vive como publicidad: le estás ayudando a no olvidarse de algo que él mismo eligió. Aun así, hay recordatorios que funcionan y otros que se leen en diagonal o ni se abren.

Qué tiene que decir

Lo mínimo, y en este orden:

1. Quién: el nombre de tu negocio, tal como el cliente lo conoce.
2. Cuándo: día de la semana, fecha y hora. "Mañana, martes 14, a las 17:30" se entiende mejor que "14/10 17:30".
3. Qué: el servicio y, si trabajáis varios, con quién.
4. Dónde: la dirección, sobre todo si tienes más de un local.
5. Qué hacer si no puede venir: un enlace, un teléfono o las dos cosas.

El quinto punto es el que más se olvida y el que más ayuda. Un cliente que sabe cómo avisar, avisa.

Lo que sobra: promociones, el texto legal entero o tres párrafos de bienvenida. Cuanto más largo, menos se lee lo importante.

Cuándo mandarlo

• El día antes es el que mejor funciona para casi todos los negocios: da tiempo a reorganizarse y, si hay que cancelar, a ti te da tiempo de ofrecer el hueco a otro.
• Unas horas antes tiene sentido para citas a primera hora, citas reservadas con poca antelación o clientes que suelen llegar tarde.
• Con una semana o más solo sirve si la cita requiere preparación (venir en ayunas, traer un informe). Si no, para cuando llega el día ya se ha olvidado.

Un aviso, o dos como mucho. A partir de ahí cada mensaje resta: el cliente empieza a ignorarlos todos.

Qué canal elegir

No hay un canal perfecto. Cada uno tiene lo suyo:

Correo electrónico

• A favor: no cuesta nada por mensaje, queda por escrito, admite toda la información de la cita y un enlace para gestionarla.
• En contra: no todo el mundo mira el correo a diario, y algunos mensajes acaban en la carpeta de spam o de promociones.
• Funciona mejor si el asunto dice claramente qué es ("Recordatorio de cita — martes 14") y lo envía el nombre de tu negocio, no una dirección genérica.

SMS

• A favor: se lee casi siempre y llega a cualquier teléfono, sin aplicaciones.
• En contra: se paga por mensaje y el texto es corto, así que hay que elegir bien qué poner.

WhatsApp

• A favor: es donde está la mayoría de tus clientes y se lee mucho.
• En contra: mandarlos a mano desde el móvil del negocio no escala; con veinte citas al día es una tarea más. Para enviarlos de forma automática hace falta la API oficial de WhatsApp Business: plantillas de mensaje aprobadas por Meta y un coste por mensaje.
• Cuidado con las herramientas que automatizan un WhatsApp normal "por detrás": no son oficiales y el número se puede bloquear, que es el número con el que te escriben tus clientes.

Una llamada

• A favor: es lo más personal y se confirma en el momento.
• En contra: cuesta tiempo, el tuyo o el de alguien del equipo. Tiene sentido para citas largas o caras, o para un cliente nuevo, no para toda la agenda.

Lo que hace que un recordatorio no funcione

• Que no deje cancelar. Si el cliente no puede venir y no sabe cómo avisar, no viene y punto.
• Que llegue desde un número o una dirección que nadie atiende. Si responde "no puedo ir" y nadie lo lee, el hueco se pierde igual.
• El tono de advertencia. "Las ausencias sin aviso se penalizarán" no hace que venga más gente; hace que se sienta peor quien viene siempre.
• Mandarlo a destiempo, como un aviso para mañana que llega a las once de la noche.
• No saber si llega. Si tus clientes te dicen que no reciben nada, revisa que el correo o el teléfono se apuntan bien al reservar.

Cómo lo resuelve Cogercita

En Cogercita, el cliente recibe un correo de confirmación al reservar, con un enlace para cancelar dentro del plazo que tú fijes, y un recordatorio por correo el día antes. Desde el panel puedes añadir un aviso dos horas antes, una hora antes, o los dos. Todo eso está incluido en la cuota, sin coste por mensaje.

Los recordatorios por WhatsApp o SMS no están incluidos en el precio. Si para tu negocio son imprescindibles, pregúntanos antes de contratar y te diremos qué opciones hay en ese momento.

Si quieres ir un poco más allá, en Cómo reducir las citas a las que el cliente no se presenta hay otras seis medidas que se suman al recordatorio. Y si lo que buscas es una herramienta que lo haga sola, en Cómo elegir un programa de citas explicamos qué preguntar antes de contratar.